Коронавирус заставил офисных работников перейти на дистанционную форму работы

Человек – интересное существо в том смысле, что только под давлением вынужденных обстоятельствах удается быстро все менять. Этой весной с дистанционной работой познакомились люди во всем мире. До этого о дистанционной работе много говорилось, и различные отрасли умели и раньше частично ее использовать, но только из-за пандемии коронавируса большие массы перешли на дистанционную работу. Многие компании, в которых дистанционная работа использовалась не так много, оказались в ситуации, когда им пришлось перейти на нее под влиянием внешних причин и в относительно короткие сроки. Ситуация, безусловно, вызвала головную боль как у работников, так и у работодателей. Все ломали голову над тем, как удастся работать из домашнего офиса.

Поначалу дистанционная работа, конечно, казалась многим странной и вызвала много дискуссий. Из средств массовой информации Финляндии всем стали известны «отцы в трусах», случайно мелькающие на экране во время видеоконференций. Домашние офисы, построенные на кухонных столах, возможно, не всем нравились, а эргономикой пришлось поступиться. Однако, первоначальный шок прошел, и все приспособились работать из дома. Кроме этого, выработались правила поведения и действий во время видеоконференций. Видеоконференции приобрели большую популярность, так как они очень лаконичны, а все участники говорят, в основном, только по делу. Конечно, видеоконференции позволяют также поддерживать контакты с коллегами, например, во время совместных обедов и перерывов на кофе.

Когда никто не беспокоит, перерывы то и дело забываются

Для меня важной вещью в дистанционной работе стала четкая периодичность работы в течение рабочего дня. Поскольку я раньше дистанционно практически не работал, то через пару недель я заметил, что могу сидеть перед компьютером весь день без особых перерывов. Это приводило к тому, что затекало все тело. Продолжительность рабочего дня также легко растягивалась во второй половине дня, потому что не было привычного окончания рабочего дня, когда сотрудники покидают офис. Прошедшие недели научили нас придерживаться в работе четких периодов и делать в течение дня перерывы, позволяющие отдыхать как мыслям, так и телу.
К счастью для нас, дистанционная работа не была для всех чем-то незнакомым, и поэтому внезапные изменения не сильно повлияли на работу. В некотором смысле, мы готовились к этому в течение многих лет, перейдя на почти безбумажный офис и разрабатывая для всех сотрудников такие инструменты и программы, которые позволят им работать в любом месте. Во многих случаях дистанционная работа оказалась более эффективной, чем обычная работа в офисе. Нет никаких внешних отвлекающих факторов, и можно лучше сосредоточиться на самой работе. Конечно, отсутствие помех в дистанционной работе не обязательно относится к тем, у кого дети на удаленном обучении в школе или в дистанционном детском саду. Как раз перед ними встала эта знаменитая проблема многозадачности, когда одновременно надо быть учителем, поваром и при этом выполнять и свою работу. Одной из положительных вещей стала дорога на работу. Как правило, дорога между домом и офисом может легко занять в столичном регионе пару часов в день, и теперь это высвободившееся время можно использовать для чего угодно, кроме сидения в машине или общественном транспорте.

Хочется верить, что будущее станет подходящим сочетанием дистанционной и офисной работы

Дистанционная работа тоже не всем подходит, по крайней мере, в тех количествах, в которых пришлось работать дистанционно сейчас. Многие люди, в том числе и я, ощущают нехватку реальных человеческих контактов и социальной жизни. Действительно, когда ситуация с короной станет легче, то мы с огромным удовольствием встретимся с коллегами и клиентами в реальной жизни и даже пожмем руку.
Дистанционная работа в значительной степени основана на взаимном доверии между работодателем и работником. Когда это доверие присутствует с обеих сторон, то работу можно выполнять, независимо от места. Я считаю, что дистанционная работа будет в будущем расти, и это, в свою очередь, повлияет на офисные помещения во многих компаниях. Больше не будет необходимости предусматривать рабочий стол для всех офисных работников, а помещения можно будет оптимизировать таким образом, что всегда некоторые из работников будут работать дистанционно. Возникнут так называемые гибридные помещения, которыми смогут пользоваться много людей в разное время. Кроме того, многие виды работы будут оцифровываться и станут развиваться таким образом, чтобы работа больше не будет привязана к месту. В будущем работа все меньше будет представлять конкретное место, и все чаще это будет независимой от места задачей.

Таможня Финляндии, выше нос!

Через несколько лет ЕС перейдет на централизованное таможенное оформление. Это означает, что таможенное оформление прибывающих и отправляющихся из ЕС посылок можно будет выполнить в любой стране ЕС. Но что это, угроза или возможность?

Хорошо, по крайней мере, то, что импортер сможет получать свои грузы прямо к двери, без задержки, вызванной таможенным оформлением, даже в Финляндии, в этом отдаленном уголке в северо-восточной части ЕС, расположенном вдали от крупных портов и узлов воздушных грузоперевозок. Рабочая сила также немного дешевле в некоторых других странах ЕС. Однако всегда полезно помнить, что импортер и экспортер несут ответственность за правильность таможенного оформления, вне зависимости от того, кто и где его выполнил.

Я хотел бы превратить Финляндию в европейский центр централизованного таможенного оформления в ЕС и направить мысли в том направлении, что таможенное оформление стоит выполнять там, где таможня и прочие системы работают лучше всего. Таможня Финляндии действительно работает очень хорошо. Никто не идеален, но как сотрудничество с компаниями, так и обработка таможенных деклараций находятся в Таможне Финляндии на отличном уровне. Импортеры и экспортеры имеют возможность участвовать в развитии деятельности официального органа и быть услышанными в различных рабочих группах. Обработка таможенных деклараций ведется без задержек и решения принимаются в относительно короткие сроки. Отнюдь не во всех странах ЕС ситуация выглядит так же. Тот факт, что в Финляндии существует только одна таможенная зона, облегчает таможенное оформление и снижает затраты на логистику. Во многих других странах ЕС, включая Западную Европу, требуется внутренний транзит из одного таможенного пункта в другой для таможенного оформления.

Финская таможня могла бы теперь поднять выше нос и начать бороться за звание таможни номер один в ЕС. Разве не было бы замечательно, если партнером в централизованном таможенном оформлении был бы эффективный орган, а обслуживание и таможенные решения можно было бы получать на многих языках – возможно, даже на финском?

Могут ли технологии блокчейн однажды стать реальностью в мире логистики?

Я часто задавался вопросом, почему сфера логистики не стремится более активно развивать мышление блокчейн и даже не говорит об этом. Мы, работающие в этой сфере, обладаем огромным количеством информации о товарах экспортной торговли, но эту информацию не передают другим, и, следовательно, не получают от других. Обмен информацией помог бы всем сторонам, и я сейчас не говорю о двустороннем обмене сообщениями.

Как, по Вашему мнению, это звучит: Вы импортер и ждете доставку очень важной и дорогой запчасти из Китая. Коллега ждет уже монтажа этой запчасти в другой части страны. Вы регистрируетесь в системе, реализованной с применением технологии блокчейн, где всем видна полная вся информация об отправке, в отдельном блоке или папке каждого оператора. В системе уже содержится информация, введенная судовой компанией, экспедитором, портовым оператором, таможенным декларантом и местным перевозчиком. Вы видите, что у таможенного декларанта нет инвойса, а портовый оператор хочет знать, кто оплатит счет. Вы вводите информацию, после чего бот показывает зеленым цветом: OK! Вы можете проследить, как инвойс уходит к таможенному декларанту, а портовый оператор благодарит за платежные реквизиты. Это на самом деле работает! Судовая компания через мгновение отправит информацию о прибытии, портовый оператор о принятии на склад временного хранения, а декларант о таможенном оформлении. Местный перевозчик подтверждает, что груз был получен в терминале, и указывает время прибытия.

Все это без пяти различных веб-сайтов, услуг трекинга, телефонных звонков или распечатанных бумаг! Вы доволны, после чего загружаете весь журнал в свой электронный архив и переходите к следующему делу.

Сколько потребуется времени, прежде чем это станет реальностью?

В какой позиции ты играешь?

Я футболист. На поле и на его кромке я получаю в одном пакете друзей, вызовы, физические упражнения и терапию. Некоторое время назад на поле заговорили об одной старой подруге, которая всегда после проигранной игры разносила защитников в пух и прах. Она редко видела необходимость улучшения в своих собственных действиях. Вы, наверное, догадались, что она не была защитником. Я стал думать об этом больше и понял, что мне интересно, как различаются типы людей, играющих в разных позициях на поле. Один – скромный трудяга, а другой – заметный бомбардир. Игра игрой, но люди остаются такими же и на рабочем месте. Можно представить, что рабочие места – это игровое поле, а работники бегают как игроки. Руководство – это тренеры, которые стремятся получить максимальную отдачу от своих игроков.

Цель одна: победить в игре. В игре побеждает тот, кто наиболее умело играет в команде, лучше защищается и забивает голы, чем противник. К игре надо подготовиться и для этого нужна стратегия и тренер.

Ну а как насчет игроков? Вратарь, надежный парень, которому ты можешь передать пас снизу и знаешь, что он как скала за твоей спиной. Центральные защитники. Вы когда-нибудь видели центрального защитника, который щелкал бы подтяжками и хвастался своими достижениями? Нет, потому что они не такие. Центральный защитник – замок защиты, неэмоционально вкалывающий на команду, но редко получающий особую похвалу за свою работу. Крайние полузащитники бегают по флангам поля и строят игру. Они быстрые и умелые, но с удовольствием остаются в стороне. Центральный полузащитник – двигатель команды, который должен обеспечить движение машины вперед. Игроки полузащиты делятся с другими шансами на успех. Ну а как насчет форвардов? Нападающий имеет особый талант доводить дело до конца. Это настоящий дар, который встречается редко. Быть в нужном месте в нужное время. Острие нападения завершает дело и позволяет достичь победы; именно поэтому он получает наибольшее признание, хотя ему надо иногда просто поставить ногу в несколько иное положение.

В игре нужны все игроки, чтобы добиться успеха, и преимущество всей команды в том, что на поле все развивают свои навыки до новых высот. То же самое касается работы – каждый должен выполнять свою задачу, что помогает компанию приблизиться к своему видению. Тщательное введение в дело и передача «тихих знаний» повышают квалификацию сотрудников.

Старая мудрость гласит, что команда сильна настолько, насколько силен ее самый слабый игрок. Отличным примером сильной команды является команда Финляндии, ставшая чемпионом мира по хоккею. Совершенно неизвестные на бумаге парни показали, чего можно добиться, когда ясно направление, голова в порядке, команда хорошо сыграна и царит отличный командный дух. Также на хорошем рабочем месте друг друга поддерживают и щедро делятся знаниями с коллегами.

В какой позиции ты играешь и знаешь ли, кем играет твой товарищ на поле?

Вымрет ли таможенный брокер?

Всего пару десятилетий назад экспедитор, занимающийся таможенным оформлением, был одной из самых престижных профессий в логистической компании. Он приходил на работу в костюме и имел своего ассистента. Оформление таможенных документов представляло собой мануальное заполнение формы SAD, а проведение одной таможенной очистки могло занимать несколько часов или даже дней. Таможенный брокер отвечал за использование правильных кодов и процедур, интерпретировал инвойсы и данные о транспортировке. Настольный телефон и факс были важными и современными рабочими инструментами вплоть до 90-х годов. Несмотря на передовые коммуникационные технологии, таможенные документы требовалось физически проштамповать в таможне, для чего часто требовался отдельный курьер, который возил пачки документов на таможню и обратно.

После вступления Финляндии в Европейский Союз в 1995 году количество таможенных оформлений сократилось и ряды таможенных брокеров начали редеть. Конечно, по-прежнему следовало обеспечить перемещение товаров, и работа экспедитора стала больше фокусироваться на обработке грузов. В самом таможенном оформлении большие изменения начались в начале 2000-х годов, со вводом электронного таможенного оформления. Это сразу позволило вполовину сократить время, затрачиваемое на таможенное оформление. Разумеется, развитие и приобретение новых систем вызывало у компаний затраты, и во многих логистических компаниях впервые задумались о том, чтобы экспедитор сосредоточился только на управлении трафиком, а таможенным оформлением занималась бы внешняя сторона.

За последние двадцать лет мир менялся еще быстрее. В самом быстром случае таможенная очистка может занять всего несколько минут. Робототехника и искусственный интеллект стали частью обычного рабочего дня. Роботы не допускают человеческих ошибок, поэтому уменьшились оплошности, вызванные достоверностью данных. Таможенный брокер из лица, вводящего данные, стал контролером данных. От сегодняшних таможенных брокеров ожидают такой компетенции, которая доступна только «из уст в уста» или на собственных семинарах Таможни. Поэтому лучший способ учиться – перенимать знания у опытных коллег. Таможенный брокер должен знать изменения в законодательстве ЕС и национальном законодательстве, различные процедуры, таможенные коды и особые ситуации. Таможенная очистка в очень большой степени является экономикой – таможенные решения оказывают прямое положительное влияние на прибыль компаний, в то время как неверно оформленный товар приводит к напрасным сборам и затрудняет перемещение товаров внутри Сообщества. Таможенная очистка становится все более узкой областью компетенции, которая много требует от ее исполнителя. Именно поэтому все больше логистических компаний и декларантов приобретают услуги таможенного оформления у профессионалов.

Профессиональный таможенный брокер ценится сейчас и в будущем. Таможенный брокер никогда не вымрет.

Выжить после изменений в НДС на импортные товары

В этом году одной из самых горячих тем мира таможенного оформления, несомненно, стало изменение налогообложения НДС на импортные товары и его влияние на таможенное оформление. Еще в прошлом году само изменение и те проблемы, которые при этом возникнут, вызвали шум. Но в гораздо меньшей степени обсуждалось то, какие возможности оно может дать.
Наши западные соседи уже немного раньше перешли к аналогичной практике НДС, и, наблюдая за ними, мы можем точно предсказать, на каких вещах стоит сосредоточиться в процессах, и какие подводные камни или даже проблемы могут возникнуть. Финляндия всегда внимательно следит за моделями действий своих западных соседей.
Сменился год, велось таможенное оформление и сообщения отправлялись так же, как и раньше. Что-то изменилось, но само таможенное оформление шло гладко. Проблемы начали возникать, когда начали думать о том, как обрабатывать и указывать различные позиции, включенные в общий НДС. К счастью, этот вопрос уже вставал в соседних странах, что позволило нам подготовиться. Несмотря на это, оформление уведомлений потребовало значительных усилий и неоднократных обновлений. Изменение в НДС на импортные товары привело также к явным изменениям во всем секторе. Количество счетов с НДС значительно сократилось, хотя само законодательство никоим образом не изменилось.
Для импортеров изменение оказалось более значительным, чем для специалистов, оформляющих таможенные декларации. В прошлом импортеры получали информацию об удержании НДС из решений о таможенном оформлении, что было очень удобно, но теперь в решениях сведения об НДС больше не указываются. Кроме этого, каждый субъект логистического сектора имеет собственное толкование законодательства, и это отражается в счетах.
Медовые месяцы изменения НДС в импорте заканчиваются, и деятельность начинает постепенно стабилизироваться. В соседних странах произошло то же самое и стабилизация деятельности так же заняла некоторое время. Однако соседи по-прежнему сталкиваются с вопросами и проблемами, которые еще не решены.
Когда нам удалось, наконец, отработать вопросы с НДС и заставить их катиться по накатанной колее, то впереди уже ждут новые вызовы с таможенной реформой ЕС. Нам есть над чем подумать.
А до этого будет «зеленая линия» российской таможни, электрификация таможенного склада и презентация UTU, новой таможенной системы таможни Финляндии. Это все заставляет шевелить мозгами, что только хорошо ?